會議是每一家公司必不可少的溝通工具，短則半小時，長則數小時，如果負責會議筆記的人不懂技巧，會為此加班到很晚，甚至還要不斷返工整理。
很多人覺得自己的會議筆記做不好—發言人說話太快，很多重點都沒有記下來，過了幾天就想不起要記錄什麼……。
乍聽上去是個枯燥的工作，但相當重要。它的好壞，直接影響一個團隊資訊的同步情況。針對重要會議，組織者一般會邀請自己信任的人來做會議筆記。
一、職場人士的必備技能
❶ 會議是學習提升的機會
一場會議，既是一個團隊目標的傳遞，也是一次個人學習的機會。對於初入職場的新人來說，做好會議記錄尤為重要，一份好的筆記，能讓你更深刻理解工作安排，把握公司動向。
你可以在會議前或會議中設想決議事項，將設想內容寫下來，再與會議結果對照，看看自己考慮了哪些事情，與主管做法的差距在哪裡，培養自身的思考力和觀察力。
同時，你可以向會議組織者學習引導、計畫、協調等的工作方法，或者對比與組織者在目標關注、總結規劃、工作思路等方面的差異，從而找到自己需要提升的方面。
❷ 擅長做會議筆記更易嶄露頭角
在我進入職場的第一年，有一次參加跨部門協調會議，當時被安排記錄會議筆記。事後，審閱筆記的負責人特地找我說：「你記錄的很好，文采和邏輯都不錯，總經理很滿意。」如果你擅長並認真對待會議筆記，內容寫得條理清晰、重點明確，你將讓主管更看重你的能力。
當記錄的筆記在公司內部傳閱時，對於個人而言也是一次嶄露頭角的機會。
二、會議筆記要避免三個雷區
❶ 會前沒有準備
開會時就帶了一個筆記本、一支筆，至於為何要開會、議程是什麼、準備商討解決的問題是什麼、自己需要做哪方面的工作，需要提前準備的資料有哪些，一概不知道
❷ 毫無章法的記錄
很多人做會議筆記會遇到這樣的情況：不知道記什麼、抓不住重點、什麼都想記卻又記不全，堆積多餘的資訊。做筆記時，別人說過的話不加思考，全部一字不漏地記下來。
❸ 會後沒有思考和行動，流於形式
做完後就將其扔在一邊，記錄的辛苦就白費了。做筆記的目的是更好地指導行動，避免流於形式，要有相應的行動，才是會議筆記的價值所在。
會議筆記給主管看是一回事，重要的是會後指導工作，幫助自己成長。每一次認真地執行會議要求，都能為自己的能力加分。反之，每一次落後一點，時間久了，不僅能力無法提升，還落得有頭沒尾、做事不靠譜的印象。
三、什麼是有用的會議筆記
要弄清楚什麼是有用的會議筆記：目的明確、內容精練、清晰明瞭。
❶ 明確會議筆記的目的
一般來說，會議筆記有兩個目的：
個人使用：記錄要點和個人思考，方便會後行動；
公司使用：會議紀要，方便會後公司傳閱和備案查詢；另種是行動指南，用於指導後續工作的開展。
目的不同，記錄的內容和方法也不太一樣。比如，會議紀要的目的是方便會後傳閱，資訊要相對全面。行動指南的目的是指導後續的工作，不需面面俱到，只要記下對工作有幫助的重點資訊即可，特別是會議產出的成果和後續行動。
❷ 會議內容要高度精練
不能是一字不漏地記錄會議內容，這樣會有大量的無用資訊。要學會分辨有價值的資訊，對內容進行歸納總結，將要點提煉成簡潔的文字。
❸ 清晰明瞭，不參加會議的人也能看明白
會議筆記的清楚與否，有個很好的檢驗方法—你把筆記交給沒有參加會議的同事，如果他看完後能大致了解會議說了什麼，而且還能按會議的指示去行動，說明你的筆記很成功。
另外，如果你負責公司的會議紀要，還要確保與會人員確認無誤且達成共識。
四、如何高效做會議筆記
會前做好準備，並掌握針對個人或公司的筆記技巧將能更高效地完成會議筆記。
❶ 會前做足準備
在開會前，會議組織者一般會利用電話或郵件通知與會人員並告知—時間、地點、人員、議題及研究事項、是否需要準備發言資料等。我們能根據收到的資訊做預先的準備和思考。
如果你是公司的管理者或主持人，想透過會議取得成果，要注意兩點：
1.提前讓與會人員了解會議安排，準備發言資料和確定發言時間。如果大家在會議開始時才知道要討論的內容，不僅浪費時間，還可能得出不著邊際的結論。
2.做好會議記錄，以便傳達要事，並讓相關人員做好後續工作。會議時間長或參與人員較多時，一定要制訂好流程，安排好主持人和會議記錄員。
❷ 掌握做會議筆記的技巧
1. 針對公司的會議筆記分為兩種：會議紀要和行動指南。
第一種，會議紀要（詳細的會議筆記）—方便會後內部查閱，包含以下七個部分：
A.列出會議基本資訊。包括主題、時間、地點，參與對象（主持人、與會人員、缺席人員、會議記錄員）。
B.重要人物的發言、建議和結論。在會議筆記中，提煉關鍵內容（核心觀點、資料）很重要，與會人員難免會說幾句偏離主題的討論，做筆記應進行過濾，記錄內容要貼近議題，切忌寫成流水帳。
C.會議需要解決的問題。主要是會議的目標，以及召開本次會議是為了解決什麼問題。例如，月度例會，解決的問題是跨部門協作，來共同進行新產品的發布。
D.會議決議、結論。對於會議中已達成一致的內容，或者明確的分工協作，要在會議紀要中列明。
E.計畫責任人、相關時間點。會議傳達的要點往往是下一階段的工作方向，除了記錄會議精神、指導方針等，還應記錄實行的具體安排，以便能形成工作計畫。記錄包括確定的分工、責任人、推進時間、回饋時間、截止時間，便於會後進度跟進。
F.尚未解決或者需要跟進的事項。對於會議上尚未解決的問題、暫時沒有結論的事項、需要後續跟進的任務，一定要清晰列明，以便推動之後的行動。
G.對關鍵內容進行重點標注。會議紀要中的重要內容和關鍵字，可以用紅字或者加黑加粗標出。在排版時，注意閱讀體驗，大標題要加粗，其他標題要清晰排列。有時間節點的跟進事項，要做出特別標識，或者用表格的形式列出。
如果會議記錄的資訊較多，現場可以用電腦記錄要點，同時配合錄音筆或者「訊飛語記」錄音，事後將錄音轉換為文字，輔助現場記錄進行整理。
如果是採用線上傳閱的形式，除了整理在Word文件上，也能選用騰訊文檔、石墨文檔、印象筆記等線上協作軟體。
第二種，行動指南（一頁紙會議筆記）—借鑒日本豐田公司的一頁紙工作法，一目了然地整理會議的關鍵內容，記下對工作有助益的重點資訊，主要包含以下四個部分（見下圖4-13）：
A.列出會議基本資訊：基本資訊包括會議日期、主題、地點、參會人員。
B.總結本次會議結論／成果：用三點總結會議的結論，即產生什麼樣的成果。
C.未解決問題：本場會議有什麼問題沒有解決，安排什麼時間繼續討論。
D.會後行動：會後的行動安排及相關人員。
行動指南的特點在於簡明扼要，以上A〜D個部分，用三點進行總結。
無論是詳細的會議紀要，還是一頁紙的行動指南，在會議快結束時，都要確認結論。一方面，確保你的理解和筆記是準確的；另一方面，確保所有與會人員的理解是一致的，避免誤差。這一步驟雖然簡單，但很多人時常會忘記，導致會後理解和行動上出現偏差，降低了效率。
2.個人使用的會議筆記。
第三章曾提到，美國康乃爾大學研發的「康乃爾筆記本」、麥肯錫公司自創的「麥肯錫筆記本」，以及埃森哲管理諮詢公司使用的「重點表單」。
三者都有一個通用的框架—黃金三分法，即將筆記分割為三部分，以「要點→思考→行動」順序記筆記。個人使用的會議筆記可以沿用這個框架進行記錄（見下圖4-14）。
A. 頂部：拿出一張紙，在最頂部作為標題區域。左邊記錄會議主題，右邊記錄會議得出的結論。
B. 三分區域的左邊：若能一邊捨棄無用的資訊，一邊對會議要點進行整理記錄，思路就會變得清晰，更能快速得出所需結論。思考—這個資訊需要記錄嗎，此資訊可以用在什處，就能逐漸養成快速判斷資訊的能力。
C. 三分區域的中部：記錄會議帶給你的啟發和思考、不明白的地方，這些都能擴充自己的知識邊界。比如，即使你不是會議的組織者，也不妨礙你透過會議筆記來梳理思路。
當能熟練掌握會議筆記的整理方式時，也就意味著每次進入會議室，你的心裡已經有了一個整體的概要，你將了解這一次會議，如何引導大家討論方案，協調各方達成一致；每個方案中的流程和角色，什麼時候能夠完成或推動工作進展。
那些沒能在會議上解決的問題，可以記錄其無法解決的原因，後期由誰跟進，以便為事後推進提供幫助。
D. 三分區域的右邊：寫下會後要開展的活動，比如協商內容大綱和訓練營的安排（產品部××負責，××日前完成）、選擇培訓地點（市場部××協助，××日前提供篩選後的場所名單）。經由羅列事項清單，整理出行動要點。無法一個人完成的工作，在旁邊注明配合的同事和時間節點。
會議筆記不只是記錄預定和未定事項，如果能把觀察學習的資訊與方法一併統整，每次開會都將有些額外收穫。當你能對會議的流程和目的有所把握，就能在後續更有節奏地開展工作，上司也將更信任你，讓你承擔更重要的任務。
